Przechowujemy – specjalnie dla Ciebie
Powierzyć dokumenty firmy czy instytucji – dobrze wiemy, że to niełatwa decyzja. Z drugiej strony samodzielne porządkowanie, archiwizowanie i przechowywanie dokumentacji to często spore koszty dla firmy, mnóstwo nerwów i niepotrzebnego stresu. My w Famma.pl zajmujemy się przechowywaniem dokumentów – specjalnie dla Twojej firmy.
Zewnętrzne przechowywanie dokumentów uwolni Twoją firmę od konieczności zapewnienia miejsca dokumentacji w swojej siedzibie oraz dostosowania warunków niezbędnych do ich właściwego przechowywania. W ten sposób klient oszczędza czas i koszty prowadzenia działalności i może się skupić wyłączenie na prowadzeniu firmy. Nasz partner to ARCHIWA OPOLSKIE.
Przechowując dokumenty wykonujemy następujące usługi:
- przechowujemy akta w odpowiednio przystosowanych do tego pomieszczeniach,
- obsługujemy oraz udostępniamy dokumentację za pomocą:
- – poczty elektronicznej,
- – poczty tradycyjnej,
- – dostarczamy poszczególne jednostki akt do siedziby Zleceniodawcy i odbieramy je po wykorzystaniu,
- wydajemy kopię dokumentacji zgodnie z upoważnieniem Zleceniodawcy,
- wydajemy odpisy akt kadrowych i zaświadczeń o zarobkach dla byłych pracowników, w tym na drukach Rp7 (ZUS),
- skanujemy dokumentację oraz udostępniamy ją w formie elektronicznej,
- brakujemy dokumentację po upływie okresu jej przechowywania oraz zajmujemy się jej fizycznym niszczeniem.
Budynki Składnicy Akt są całkowicie przystosowane do przechowywania dokumentacji. W tym celu wyposażono je w niezbędną infrastrukturę. Daje ona gwarancję, że dokumenty klientów są w pełni bezpieczne:
- zabezpieczenia przeciwpowodziowe – umiejscowienie budynków archiwum na wzniesieniu powoduje, że chronią dokumenty na wypadek powodzi i podtopień;
- zabezpieczenia na wypadek kradzieży – na terenie budynków zainstalowano monitoring (profesjonalne kamery video), a także system alarmowy. W oknach i drzwiach umieszczone są kraty. Centrala alarmowa została wyposażona w funkcję automatycznego powiadamiania policji. Ten sam kompleks budynków zamieszkują dwaj pracownicy naszej firmy, którzy są wyczuleni na nietypowe sytuacje i potrafią na nie reagować;
- kontrolowanie temperatury oraz stopnia wilgotności powietrza – budynek został wyposażony w specjalne urządzenia pomiarowe. Określone przez przepisy wartości są utrzymywane dzięki zainstalowaniu urządzeń do osuszania powietrza oraz centralnemu ogrzewaniu;
- system bezpieczeństwa – pracownicy archiwum są zobowiązaniu do przestrzegania zasady poufności oraz dbaniu o bezpieczeństwo akt. Dlatego w naszej firmie przechowywaniem dokumentów zajmują się zaufane, sprawdzone i stałe osoby, które zachowują tajemnice służbowe. Dzięki temu zapewniona zostaje pełna anonimowość składowanej dokumentacji. Ponadto powierzone nam dokumenty mają zagwarantowaną ochronę ubezpieczeniową.
Spółka wpisana jest do Rejestru Przechowawców Akt Osobowych i Płacowych
i posiada uprawnienia do przechowywania dokumentacji.